De Employee Experience gehackt!

Hoe maak je je organisatie en HR-beleid employee-centric? Ter ere van het 25-jarig jubileum van het Bedrijvennetwerk HR hield dit netwerk de afgelopen drie maanden een online HR ‘hackathon employee experience’, waaraan vijftig HR-specialisten meededen. In zeven teams gingen zij aan de slag met een employee experience ‘puzzel’, ingebracht door zeven HR-directeuren.

Tot mijn grote eer mocht ik inspirator en jurylid zijn van dit evenement. Tijdens de kick-off, die vanuit een tv-studio werd gehouden, bleek met welke vraagstukken elk team zich zou gaan bezighouden. ABN Amro wilde ‘reskilling’ positiever positioneren. Achmea wilde de interne arbeidsmarkt een boost geven. De Belastingdienst wilde een aantrekkelijker werkgever worden voor jongeren. DAF Trucks wilde aan de slag met beoordelen op afstand. De Rabobank wilde meer erkenning van prestaties in het moment. Randstad wilde het leiderschap op afstand verbeteren en Wageningen University & Research greep de kans aan om de digitale skills van docenten te vergroten.

Kijkje in de keuken bij een andere organisatie

De vijftig deelnemers mochten kiezen bij welke puzzel zij wilden aanhaken. Velen gebruikten deze kans om een kijkje te nemen in de keuken bij een andere organisatie. Dat zorgde voor frisse blikken op het vraagstuk, maar leverde ook eye-openers op: “De Belastingdienst is veel dynamischer organisatie dan ik had gedacht”, zei een deelnemer.

De teams kregen begeleiding van agile coaches en sloegen zich dapper door hun onervarenheid met de employee experience en vaak ook met de agile aanpak. Dat het gehele traject online werd georganiseerd en niet ‘live’ bleek voor de samenwerking geen belemmering. Sommige opdrachtgevers hadden moeite met de specifieke employee experience-benadering en bleven in de vertrouwde HRM-stand staan. Een team merkte dat een aangedragen projectnaam al invloed kon hebben op het interne draagvlak. Achter veel puzzels bleek een diepgeworteld cultuurvraagstuk te zitten: meerdere keren was de vraag waarom bestaande initiatieven niet goed werken.

Aan oplossingen werd ook volop gewerkt. Zo werden persona’s en journey maps gemaakt en ‘sprints’ getrokken onder leiding van de agile coaches. Er werden apps en digitale oplossingen gebouwd, en door een team zelfs een hele virtuele wereld. Deelnemers leerden omgaan met nieuwe tools als Miro en Mural en maakten creatieve filmpjes.

3 Take away’s voor jouw organisatie

Op 19 februari 2021 vond de kick-out van de hackathon plaats, waarbij video’s werden getoond over het proces, elk team een demo liet zien van de ontworpen oplossing en de betrokken HR-directeuren een terugblik gaven. Nadat elk team ‘feed forward’ had gekregen van de jury (die bestond uit mijzelf en Kars Veling, CEO van LessonUp), werd de winnaar bekendgemaakt: het hackteam van ABN Amro. Een gedeelde tweede plaats was er voor de teams van Randstad en WUR.

Mijn 3 take away’s deel ik graag:

1. De echte noot kraken

Vaak bleek het ingebrachte vraagstuk door de HR-directeur na dieper onderzoek nauwelijks het ‘echte’ probleem. De puzzel waarmee het hackteam startte was dan te breed of sturend geformuleerd, geen echte prioriteit of werd niet herkend bij de doelgroep.

Bij Randstad werd het vraagstuk ‘Leiderschap op afstand’ al snel ingeruild voor ‘Hoe houden alle medewerkers verbinding met elkaar’, omdat het antwoord hierop meer prioriteit had. DAF Trucks had als puzzel ‘Beoordelen op afstand’, wat bij navraag zowel door leidinggeven als medewerkers niet als probleem werd ervaren. Wel bleken leidinggevenden behoefte te hebben aan vaardigheden om teambinding te vergroten. Bij de WUR bleken voor het hackonderwerp ‘Digitale skills voor online lesgeven’ al veel bestaande initiatieven te bestaan die beter gekoppeld konden worden dan er een nieuwe aan toe te voegen.

Ga je dus aan de slag met een eigen ‘puzzel’, ga dan niet aan de slag met de opdracht voor een nieuw systeem of product. Start met onderzoek: welk probleem moet opgelost worden?

2. Co-creatie met de eindgebruiker

Dat werken aan de employee experience betekent dat je goed luistert naar de eindgebruiker, werd door de teams voortvarend in praktijk gebracht: met online interviews, surveys en klankbordgroepen. Zo vroeg het Randstadteam betrokken medewerkers om een moodboard te maken van hun wensen. Sommige teams haalden alle ideeën voor een oplossing uit de doelgroep zelf en betrokken dezelfde groep eindgebruikers bij iedere verdere stap – dát noem ik nou co-creatie! Dit levert uiteindelijk meer draagvlak op dan wanneer ideeën worden gegenereerd door het hackteam zelf en dat de keuze voor de oplossing door de opdrachtgever wordt gemaakt.

3. Hoe zorg je dat je tool ook echt wordt gebruikt?

Ook al heb je je validatie goed gedaan, volop afgestemd met de eindgebruiker en een prachtige app gebouwd: dan nog is dat geen garantie dat er een vliegende start komt. Dus hoe zorg je dat je oplossing ook wordt gebruikt? Allereerst: begin klein. Verkoop je oplossing met storytelling en een antwoord op de vraag ‘what’s in it for me?’ Zorg daarnaast voor alignment met organisatiedoelen en -waarden. Gebruik een aansprekend filmpje in plaats van een statische powerpoint en vertel het verhaal vanuit het perspectief van je doelgroep. Bekijk waar je aansprekende apps of nieuwe technologie als VR kunt inzetten als oplossing. Meet elke stap die je doet en gebruik de uitkomsten voor verdere innovatie.

Deze employee experience hackaton smaakt naar méér, bij het Bedrijvennetwerk HR, bij de deelnemers en hopelijk ook bij jou. Wil je je eigen interne hackathon houden? Ga vooral aan de slag met de employee experience. Zorg voor een enthousiast multidisciplinair team onder leiding van een coach. En maak samen stappen om de medewerkersbeleving in jouw organisatie op een hoger plan te brengen.