HXWork > Blogs > Geen onderdeel van een categorie > Online Onboarding: Aandacht is alles!

Online Onboarding: Aandacht is alles!

In tijden van corona heeft menige organisatie de vraag: hoe regel je een goede online onboarding? Voor wie al een goede ‘live’ onboarding had geregeld, vraagt dat al menig denk- en schakelwerk. Voor organisaties die de onboarding nog niet op orde hebben, is het een nog grotere uitdaging. Want hoe zorg je dat nieuwkomers zich welkom voelen zonder fysieke ontvangst? Hoe worden medewerkers ingewerkt als ze niet mee kunnen lopen en kijken bij collega’s? Hoe leren nieuwkomers de organisatiecultuur kennen zonder fysiek aanwezig te zijn? Hoe leren nieuwkomers collega’s kennen binnen en buiten de afdeling die nodig zijn voor een goed netwerk? Hoe zorgen we voor warmte, enthousiasme en plezier?

Thuis onboarden heeft ook voordelen. Je leert collega’s sneller op een informele wijze kennen omdat iedereen thuiswerkt en je kunt meekijken met interieur, kinderen en huisdieren die in beeld komen. Er gaat geen belangrijke energie op aan woon-werkverkeer, want onboarden is al inspannend genoeg. Maar toch, online onboarden is roeien met de riemen die je hebt.

Onboarding betreft het complete integratieproces van nieuwe medewerkers in de organisatie. Dat gaat verder dan enkel ‘inwerken’. Met onboarding streeft een organisatie de volgende vijf doelen na:

  1. De medewerkersbetrokkenheid vergroten vanaf de dag dat het contract is getekend. Je zet je immers meer in voor een organisatie waar je je welkom voelt.
  2. Medewerkers sneller productief laten zijn. Een goede onboarding geeft belangrijke tijdwinst in het inwerken.
  3. Voorkomen dat medewerkers teleurgesteld afhaken en je organisatie voortijdig verlaten.
  4. Betere integratie van nieuwe medewerkers doordat zij de organisatiecultuur en normen en waarden snel leren kennen.
  5. Sneller opbouwen van netwerken. Om iets voor elkaar te krijgen in een organisatie moet je weten wie je moet hebben.

Aandacht is alles

Organisatiecultuur: verdiepen in onboarding

Hoe behouden we onze cultuur en normen en waarden op afstand, vragen veel organisaties zich momenteel af, en hoe laten we er nieuwkomers mee kennismaken? Het betekent dat de organisatie zich meer dan voorheen moet verdiepen in de eigen organisatiecultuur en nieuwe manieren moet vinden om nieuwkomers ermee kennis te laten maken.

Hoe vertellen we nieuwkomers over onze purpose? Hoe betrekken we nieuwkomers bij onze doelen? Welk gedrag hoort er bij onze kernwaarden en hoe werkt dat online? Welke fatsoensnormen hebben wij met elkaar? Hoe zorgen we ervoor dat successen gevierd worden, medewerkers zich gewaardeerd voelen en we het onderlinge vertrouwen vergroten? Hoe creëren we een groeiend community-gevoel? Hoe communiceren we succesvol over onze cultuur, top-down en bottom-up? Hoe explicieter de organisatie deze zaken kan benoemen, des te makkelijker het is dit om te zetten naar online acties en communicatie.

Lever maatwerk

Geen medewerker is hetzelfde, dus dat geldt ook voor de nieuwkomer. Investeer in de nieuwkomer beter leren kennen, zodat daar meteen op kan worden ingespeeld. Hoe goed kan de nieuwkomer omgaan met thuiswerken? Hoe makkelijk legt de nieuwkomer contact? Wat heeft de nieuwkomer nodig om betrokken en bevlogen te worden en te blijven? Verwerk deze inzichten in het onboardingprogramma.

Preboarding

Vanaf de dag dat het contract is getekend tot de eerste werkdag is de fase van preboarding. Dan is het zaak om het vuurtje – op afstand – brandend te houden. De nieuwkomer heeft nu meer twijfels en vragen dan in andere tijden, want online onboarden vraagt veel van medewerker en organisatie. Dus extra aandacht aan de nieuwkomer vóór de eerste dag is van groot belang om het vertrouwen in elkaar te behouden en twijfels weg te nemen. Laat het initiatief vooral van de organisatie uitgaan en verwacht niet te snel dat de nieuwkomer wel aan de bel trekt.

Naast contact houden door af en toe te bellen kunnen voorbeelden zijn:

  • een welkomstbox of bloemetje naar huis sturen;
  • een uitnodiging sturen voor een tussentijdse online meeting met de manager, het team of de eigen buddy;
  • de nieuwe collega alvast toevoegen aan WhatsApps-groepen van het team;
  • een videofilmpje opsturen van het team waarin de nieuwe collega welkom wordt geheten;
  • connecten op LinkedIn.

Onboardingapp

IT-bedrijf Wortell geeft collega’s al toegang tot de onboardingapp vóór het tekenen van het contract. Zo kunnen de toekomstige collega’s al informatie vinden over de arbeidsvoorwaarden en het arbeidscontract, de inhoud van het gesprek en praktische informatie over de locatie en parkeren. Een onboardingapp vraagt een tijdsinvestering, maar bewijst in onlinetijden zijn grote waarde.

Eerste dag: maak er een huisfeestje van

  • een taart, ballonen of een kaart namens de collega’s naar het huisadres te sturen;
  • een online koffiemoment te organiseren om kennis te maken met het team;
  • deze dag niet in te gaan op de inhoud van het werk, maar vooral aandacht te schenken aan speeddates met collega’s.

Onboardingdraaiboek

  • Realiseer je dat online inwerken vermoeiender is dan ‘live’.
  • Wissel online en offlineactiviteiten af om video-vermoeidheid tegen te gaan.
  • Laat de nieuwkomer bijvoorbeeld om 16.00 uur stoppen met werken.
  • Veel organisaties zorgen ook voor fysiek contact op kantoor of door wandelafspraken in te plannen.
  • Plan als manager iedere werkdag een moment om even te checken bij de nieuwkomer om te zien hoe het onboarden verloopt.
  • Zorg dat in de online introductiedag of -dagen genoeg afwisseling zit om die vol te houden. Benoem een collega met een groot netwerk en ervaring als buddy voor de nieuwkomer en plan voldoende contactmomenten.
  • Maak het inwerkprogramma visueel als een te lopen roadmap. Hierdoor heeft de nieuwkomer inzicht in waar hij of zij staat in het proces.
  • Laat de manager dan ook de 30-60-90-dagen mijlpalen als online evaluatiemomenten inplannen.
  • Stel goede video’s en inwerkmanuels beschikbaar om het inwerken te vergemakkelijken.
  • Maak ook gebruik van ‘schermdelen’ om kennis online over te dragen.

Teaminspanning

Een goed onboardingdraaiboek is nodig, maar je welkom voelen bij je collega’s is nog belangrijker. Omdat elkaar ‘tegenkomen’ en even gedag zeggen geen optie is met online werken, kun je dit op andere manieren stimuleren, bijvoorbeeld met een koffiemoment voor de nieuwkomer waar collega’s aan deel kunnen nemen. Herinner het hele team eraan dat onboarden een teaminspanning is. Brainstorm met elkaar wat het team en ieder teamlid kan bijdragen. Bedenk vooral iets speels en grappigs. Zorg voor een uitgebreide schriftelijke/video-introductie van de nieuwkomer en van de overige teamleden, met niet alleen professionele loopbaaninformatie, maar juist ook informatie over het leven buiten het werk zoals hobby’s, interesses en gezinsleven. Hoe meer collega’s van elkaar weten, des te groter de kans dat ze raakvlakken vinden, ook buiten het werk.

Stimuleer dat de nieuwkomer aanhaakt bij sociale onlineactiviteiten. Dat is een snelle manier om je thuis te voelen. Mocht de organisatie hier nog niet (veel) aan doen, dan is dit juist een reden om ermee te starten. Vraag de nieuwkomer ook om een bijdrage te leveren aan sociale activiteiten door iets te organiseren.

Meten

Door de tevredenheid van de nieuwkomers met onboarding te meten, kan de organisatie inzicht krijgen of het onboardingsproces goed verloopt. Men kan tijdig ingrijpen als de tevredenheid laag is of terugloopt en snel actie ondernemen. De uitkomsten moeten ook inzicht geven welke onderdelen van de onboarding goed worden beoordeeld en waarover minder enthousiasme is. Juist nu is het van goed belang om nieuwkomers niet sneller dan nodig te verliezen door een matig ontvangen onboarding.

Dit artikel verscheen op XpertHR

Lees ook:

Onboarding: een goed begin….

Meer verbondenheid in je organisatie? Word een community

5 redenen waarom het werken met persona’s HR helpt in de employee journey

Auteur: Heleen Mes