Onderzoek analyseert ‘moments that matter’ tijdens de onboarding

De onboarding-fase is bij veel nieuwkomers bepalend voor hoe bevlogen en succesvol ze zich voelen binnen de organisatie. Maar hoe ziet een succesvolle onboarding eruit? Heleen Mes van HXWork vroeg het onderzoekers Sanne Fijneman-Ghielen en Keri Pekaar van Tilburg University. Zij brachten de meest impactvolle momenten voor een goede start in kaart.

In een onderzoek onder bijna 300 nieuwkomers bij organisaties in Nederland en België, nam Tilburg University, in samenwerking met CX-EX adviesbureau Altuïtion, cruciale momenten tijdens de onboarding onder de loep. Hoe beïnvloedden deze momenten de verwachtingen, emoties en werkuitkomsten van de nieuwkomers, vroegen de onderzoekers zich af. Er werden meer dan 500 impactvolle momenten beschreven door de nieuwkomers. Van die momenten voldeed 66% aan hun verwachtingen. “Daarnaast worden verwachtingen zelfs overtroffen voor 55% van de beschreven gebeurtenissen”, vertelt onderzoeker Sanne Fijneman-Ghielen.

Het belang van employer branding

De reputatie en het imago van een organisatie, zowel als consumenten- als werkgeversmerk, is al vóór de start van invloed op de verwachtingen van potentiële medewerkers, blijkt uit het onderzoek. Organisaties met een aantrekkelijk en positief imago zien bevlogen nieuwkomers starten. Het investeren in een aantrekkelijk werkgeversmerk en het bieden van een positieve candidate experience zorgt dus voor een sterk begin.

“De candidate experience blijkt zelfs een cruciale rol te spelen in de verwachtingen en betrokkenheid van nieuwkomers tijdens de eerste 100 dagen”, voegt Fijneman-Ghielen toe. Deze eerste indrukken vormen de basis voor een duurzame en succesvolle employee experience.

Emoties als essentiële factor

Emoties zijn cruciaal in de ervaringen van nieuwkomers. “Ze vormen het kleinste bouwsteentje dat deel uitmaakt van de employee experience”, stelt onderzoeker Keri Pekaar. Positieve emoties, zoals tevredenheid en geluk, worden gestimuleerd door uitdagend werk en voldoende middelen. Negatieve emoties, zoals stress en frustratie, kunnen daarentegen de verwachtingen van medewerkers temperen en leiden tot hogere verloopintenties. Door een werkomgeving te creëren waarin positieve emoties worden bevorderd en negatieve emoties tot een minimum worden beperkt, kunnen organisaties werkuitkomsten verbeteren en de tevredenheid van nieuwkomers verhogen.

Sociale support en waardering

Het onderzoek wijst op de cruciale rol van sociale steun, vooral van collega’s, in de beginperiode. Nieuwe medewerkers voelen zich meer betrokken wanneer ze ervaren dat hun bijdrage gewaardeerd wordt. Collega’s en teamleden spelen hierin een sleutelrol. Bedrijven kunnen deze ondersteuning versterken door directe collega’s de tijd en middelen te bieden om nieuwe medewerkers te begeleiden en te ondersteunen. Regelmatig feedback en erkenning geven, versterkt bovendien het gevoel van waarde en vertrouwen bij nieuwkomers.

Meest impactvolle momenten tijdens onboarding

Het onderzoek analyseerde ook de ‘moments that matter’: de meest impactvolle momenten op de employee experience van nieuwkomers tijdens de onboarding. “Het is belangrijk om zicht op deze momenten te krijgen. Uit het onderzoek blijkt namelijk dat één zo’n impactvol moment tot wel 20% van de wekelijks ervaren bevlogenheid van nieuwe werknemers bepaalt”, voegt Fijneman-Ghielen toe. Deze momenten kunnen zowel positief als negatief zijn en spelen een grote rol in hoe nieuwkomers hun nieuwe werkplek ervaren:

Regelmatige feedback, check-ins en ruimte voor vragen geven nieuwkomers het gevoel van waardering en begrip. Dit versterkt hun zelfvertrouwen en zorgt voor een ondersteunende werkomgeving. Onvoldoende feedback en een gebrek aan communicatie, met name van de leidinggevende, kunnen leiden tot onzekerheid. Nieuwe medewerkers voelen zich vaak kwetsbaar in hun eerste weken, en een gebrek aan begeleiding kan hen onzeker maken over hun prestaties en rol binnen de organisatie.
Wanneer nieuwkomers taken uitvoeren die betekenisvol zijn, zoals collega’s helpen of problemen oplossen, ervaren zij voldoening en motivatie. Dit versterkt hun gevoel van doelgerichtheid. Werkzaamheden die als nietszeggend of onbelangrijk worden ervaren, kunnen nieuwkomers ontmoedigen. Vooral in de beginfase zoeken medewerkers naar betekenisvolle taken die laten zien dat hun bijdrage ertoe doet.
Uitdagingen, zoals het leiden van vergaderingen, geven nieuwkomers kansen om te groeien en verhogen hun zelfvertrouwen en gevoel van vooruitgang. Gebrek aan groeimogelijkheden of uitdagende taken kan leiden tot verveling en een gevoel van stagnatie. “Een nieuwkomer een week, of zelfs meerdere weken, laten ‘meekijken’ kan funest zijn voor de employee experience”, vertelt Pekaar. Nieuwkomers willen zich ontwikkelen en hebben behoefte aan uitdagingen om hun waarde binnen de organisatie te bewijzen. Te hoge werkdruk bij het inwerken of onduidelijke rol of opdracht hebben weer een sterk negatief effect.
Zowel formele als informele interacties met collega’s zijn voor nieuwkomers belangrijk. Denk aan samenwerking in projecten, meetings, sociale events en elkaars gedrag en communicatiestijl snel leren kennen. Het aangaan van betekenisvolle verbindingen op de werkvloer verhoogt hun gevoel van verbondenheid en draagt bij aan een positief werkklimaat.
Gevoel van waarde toevoegen aan het bedrijf: de impact van hun werk zien, verhoogt het zelfvertrouwen, waardering en motivatie van nieuwkomers. Hierdoor voelen zij zich een integraal onderdeel van het succes van de organisatie en worden zij aangemoedigd om met vertrouwen verantwoordelijkheden op zich te nemen. Het maakt hen trots om deel uit te maken van een omgeving die hun bijdrage waardeert en erkent.

Belang voor employee experience nieuwe medewerkers

Dit onderzoek van Tilburg University laat het belang zien van emoties en verwachtingen binnen de employee experience van nieuwe werknemers. “Samen voorspellen emoties en verwachtingen wel 50% van de wekelijkse bevlogenheid van nieuwe werknemers en 35% van hun overwegingen om de organisatie te verlaten”, zegt Pekaar. De waardevolle inzichten in dit onderzoek vormen een eerste stap binnen een groot onderzoeksproject naar de employee experience van nieuwe medewerkers.

Dit artikel verscheen op HRMorgen