HXWork > Blogs > Geen onderdeel van een categorie > Gaan HR en Facility Management integreren? Deze bedrijven doen het al

Gaan HR en Facility Management integreren? Deze bedrijven doen het al

Hybride werken werpt nieuwe vraagstukken en uitdagingen op voor HR en FM om medewerkers optimaal te blijven faciliteren. “De beste medewerkersbeleving komt tot stand als supportafdelingen intensief gaan samenwerken”, zegt employee experience expert Heleen Mes. Of wellicht nog beter: als die afdelingen helemaal samengaan. Is dat de toekomst voor HR? ABN AMRO en VGZ hebben die stap al gezet.

Al eerder vonden HR en Facility Management elkaar, bijvoorbeeld op een thema als mobiliteit. Want als HR een fietsenplan wil uitrollen, kan Facility Management beter de fietsenkelder een upgrade geven. Een ander gezamenlijk thema is vitaliteit, waarvoor bijvoorbeeld werd samengewerkt om het aanbod in het bedrijfsrestaurant te verbeteren en bewegen te stimuleren. Maar de snelle invoering van het hybride werken heeft de samenwerking tussen HR en FM pas echt een boost gegeven. Nu het hybride werken blijft, zou dat weleens de fusie van HR en FM kunnen betekenen. Welke voordelen zou dat opleveren?

Workplace Management

Aashna Pancham is Innovatie Manager bij ABN AMRO en maakte medio 2021 de overstap van HR naar FM. “Bij ABN AMRO hangt Facility Management onder HR en de afdeling is omgedoopt tot Workplace Management. Voor zowel FM als HR zijn onze eigen medewerkers onze klant. Wij streven voor onze medewerkers naar hetzelfde: een integrale en hoogwaardige dienstverlening. Voor de medewerker maakt het niet uit welke afdeling waarvoor verantwoordelijk is. Die wil gewoon zijn werk goed kunnen doen. Een goede, naadloze dienstverlening moeten supportafdelingen achter de schermen regelen.”

Bij de innovatie van de dienstverlening werken Pancham en haar collega’s in multidisciplinaire teams. Daar zijn, naast HR en FM, ook IT en Brand Marketing & Communications bij betrokken. “Want elke innovatie heeft naast een fysieke component ook een culturele en een technische component. En elke innovatie moet gecommuniceerd worden om de medewerker te bereiken. Bij ABN AMRO zijn de duurzaamheidsambities hoog. Dan kun je wel stellen dat afval scheiden een FM-opdracht is, maar je hebt ook het juiste gedrag van medewerkers nodig om het tot een succes te maken. Daar haakt HR dan op aan.”

Bij ABN Amro zijn ze bezig met het kantoorconcept voor het nieuwe hoofdkantoor. Daarbij wordt de overlap tussen HR en FM nog duidelijker, zegt Pancham. “Bijvoorbeeld als het gaat om inclusiviteit: faciliteiten voor mindervaliden en een gebedsruimte. We discussiëren over genderneutrale toiletten en signing: of er een mannetje of vrouwtje op een verlichtingsbordje moet staan.” Omdat niemand kan voorspellen hoe het hybride werken zich precies gaat ontwikkelen, is het kantoor gebaat bij flexibiliteit. “We moeten ruimtes snel kunnen ombouwen, het liefst à la minute als er na een overleg in dezelfde ruimte bijvoorbeeld concentratiewerkplekken nodig zijn. Maar we moeten ook flexibel kunnen omgaan met vierkante meters, omdat het kantoor niet alle dagen van de week even bezet is. Dat is nog best een complex vraagstuk.”

Een van de doelen van de afdeling Workplace Management is dat de huisvesting eraan bijdraagt dat collega’s zich verbonden voelen. Daarvoor worden onder meer de visie, kernwaarden en logo naar het kantoorconcept vertaald. “Aan de ene kant hebben we scherp waar we als werkgever voor staan en wat we willen uitdragen. Aan de andere kant hebben wij de behoeften van medewerkers. Die twee zijden willen we zo veel mogelijk laten matchen”, legt Pancham uit. “Bij alles wat we doen hanteren HR en FM dezelfde werkwijze: we werken met persona’s, maken journey maps en vragen medewerkers wat ze willen en nodig hebben. We werken met klankbordgroepen en valideren stappen die we nemen.” Van de overstap naar FM heeft Pancham in elk geval geen spijt. “Na bijna een jaar kan ik stellen dat FM een complex en ambitieus vakgebied is. Ik kan er nog veel leren en mijzelf verbreden.”

Human Facility Management bij VGZ

Richard Helmus, Facility & Real Estate Manager van VGZ is verkozen tot Facility Manager van het Jaar 2022. Bij VGZ zijn de afdelingen HR en FM vanaf 2016 gefuseerd tot Human Facility Management en nu per medio 2022 onder de naam People & Sustainability. “We hebben dat gevierd alsof we een huwelijk waren aangegaan”, zegt Richard. “De strategie van VGZ is om samen te werken aan een gezonder Nederland. Dan moet je eigen werkomgeving ook een best practice zijn. Ons kantoor is nu erkend als het gezondste kantoor van Nederland met de hoogste onderscheiding. Bij VGZ is ‘people first’ één van de vier strategische doelstellingen. Twee bedrijfswaarden zijn ‘menselijk’ en ‘aandacht’. Dat verbindt al HR en FM.”

Door corona is de samenwerking tussen HR en FM verder geïntegreerd, vertelt Helmus. “Voor hybride werken moet je immers niet alleen zorgen voor de hardware, de fysieke zaken, maar ook voor de cultuurkant: de verbinding, samenwerking en psychische zorg. Het is voor FM niet meer voldoende om alleen aandacht te hebben voor operational excellence. Wij willen medewerkers de ruimte geven om zichzelf te zijn en geen gestandaardiseerd product of service bieden. Teams bepalen hoe zij gebruikmaken van de werkplek. We zetten in op activity based working met 3 C’s: Concentrate, Collaborate, Connect. We zien kansen voor meer inclusie, bijvoorbeeld voor medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt.”

Volgens Helmus wordt de komende tijd één groot experiment als het gaat om hybride werken. Hoe zorg je dat het kantoor naadloos blijft aansluiten op de ontwikkelingen? “We laten het los en kijken later wat zinnig is en wat niet. Nu is het moment om door te pakken, iets wat met Het Nieuwe Werken jaren geleden nooit echt is gelukt. Voor corona was de teneur dat de kantoortuin ziekmakend was, want je kon je er niet concentreren. Nu is dat totaal omgedraaid: je komt naar kantoor voor de juiste prikkels. We willen een kantoor waarvan medewerkers zeggen: daar wíl ik zijn, in plaats van daar moét ik zijn.”

Hebben Pancham en Helmus nog adviezen voor het integreren van HR en FM? Pancham: “Doorbreek de silo’s en ga de samenwerking aan. Gebruik elkaars kracht en zie wat het oplevert. Stap ook samen uit de waan van alle dag en kijk vooruit naar de langere termijn. Innovatie is geen kostenpost.” Helmus: “Je moet investeren in het gezamenlijk aanpakken van de werkplek. Ook financieel. Een businesscase laat zich soms moeilijk onderbouwen. Je moet erin geloven en lef hebben. Ik ben ervan overtuigd dat het veel oplevert.”

Dit artikel verscheen op PW.

Lees ook:

Werkgeluk door zingeving in de workplace experience

5 tips voor meer  diversiteit, inclusie én echte gelijkheid

Wat HR kan bijdragen aan de digitale employee experience

 

Auteur: Heleen Mes