De inrichting van het kantoor: 5 factoren van een happy werkplek

Er zijn steeds meer werkgevers die ook met hun fysieke werkomgeving het verschil willen maken voor medewerkers. Energiegevende werkomgevingen die het beste uit mensen halen en waarin medewerkers zich gelukkig, productief en creatief voelen. Dit wordt niet alleen gedaan op kantoren, maar zeker ook bij fabrieken en logistieke centra.

We kijken dus inmiddels niet meer op van gezellige loungeplekken, ballenbakken voor volwassenen of schommels. Je kunt ook doorslaan in de wens een hippe werkplek te creëren: prachtige designmeubelen die waardeloos zitten, oorstoelen waarbij je je gesprekpartners niet meer kunt aankijken, zitzakken waar je alleen nog rollend over de grond uit opstaat en halve boomstammen als werktafel waarbij de splinters in je been zitten.

Vijf factoren die bijdragen aan een ‘Happy Workplace’:

1.    De werklocatie als ontmoetingsplek en inspiratiebron;

2.     Uitstraling: de werkplek laat zien waar de organisatie voor staat;

3.     Een stimulerende omgeving die eigen gezondheid en vitaliteit bevordert;

4.     Een omgeving die prettig vergaderen faciliteert;

5.     Zelfbeschikking; medewerkers kunnen de werkplek afstemmen op het werk en de eigen voorkeuren. Medewerkers hebben ‘regelvermogen’.

1. Het kantoor als ontmoetingsplek en inspiratiebron

Thuiswerken, virtueel vergaderen, het kan allemaal heel prettig zijn, maar de behoefte om elkaar te ontmoeten, samen te werken en persoonlijk te communiceren blijft. Als de kwantiteit van ontmoetingen op kantoor afneemt, wordt de kwaliteit van groter belang gevonden. Medewerkers hechten waarde aan persoonlijk contact, maar dan wel in een inspirerende omgeving. Het kantoor dient dus als een ontmoetingsplek en is een plek waar je je echt ‘thuis’ voelt.

Er zijn tal van mogelijkheden om de medewerker welkom te heten in het gebouw. Zo kun je hem via een app al digitaal welkom heten en een fijne dag wensen, zodra hij het gebouw nadert. Medewerkers kunnen via een app zien waar hun collega’s zich in het gebouw bevinden en krijgen zo tegelijkertijd informatie waar nog een werkplek vrij is die voldoet aan hun eisen van die dag (overleggen of juist geconcentreerd alleen aan de slag). Wel zo makkelijk met alle flexplekken.

Het koffieapparaat is al sinds jaar en dag de centrale ontmoetingsplek op kantoor. Hieraan worden steeds hogere eisen gesteld. We hebben het al lang niet meer over een verdwaald zitje of statafel naast de automaat met slappe koffie in een saai, plastic bekertje. Het draait steeds meer om een uitnodigende cafésfeer, waar in sommige organisaties echte barista’s aan het werk zijn.

Hoe kun je het thuisgevoel versterken? Natuurlijk met keuze voor kantoormeubels die thuis niet zouden misstaan. Maar denk ook eens aan een bibliotheek op het werk. Of je er nu een hele ruimte voor pakt of gewoon een boekenkast neerzet, een ‘bibliotheek’ is altijd een mooie aanvulling op kantoor. Zet hierin boeken van werknemers, die anderen weer kunnen lenen, terugbrengen en aanvullen. Een andere smaakmaker is een complimentenmuur. Hang op een zichtbare plaats bedankjes van klanten, kaartjes van collega’s of grappige foto’s. Verwerk eens grappige elementen in de inrichting. Bijvoorbeeld met inspirerende wisselende spreuken, een wall of fame of door de nieuwste zomerhits te spelen. Of door foto’s van het laatste event op te hangen.

 Hoe groter, hoe beter

Bij een online reisbedrijf bleken de prestaties van de werknemers met 10% te verbeteren nadat de lunchtafels groter werden. De meest productieve programmeurs aten namelijk in grotere groepen. Hoewel het steeds verschilde wie er in die groepen zaten, bleek het aantal mensen gelijk: ongeveer twaalf personen. De mensen die juist het minst productief waren, aten in kleinere groepen van ongeveer vier mensen. Wat heeft het een nu met het ander te maken? Grotere groepen leiden tot grotere netwerken, meer gespreksstof en meer uitwisseling.

Creatief in de gameroom

Een speeltuin in je organisatie zorgt voor ontspanning, medewerkers ontmoeten elkaar, wisselen informatie uit en daardoor wordt de werksfeer beter. En medewerkers krijgen creatieve ideeën juist als ze niet met het werk bezig zijn. De gameroom is in opkomst. Hoe deze wordt ingericht, verschilt enorm: van tafeltennis of biljart tot een heuse interactieve gamevloer. Waarom zou je niet kiezen voor een glijbaan in plaats van de trap? Of een hinkelbaan op weg naar de voordeur?

Muren en vloeren

Witte wanden en neutrale vloerbedekking inspireren niet. Het blijkt uit onderzoek dat 43% van de medewerkers de voorkeur geeft aan kleur in een overlegruimte. De overige medewerkers geeft de voorkeur aan wit omdat dit goed is voor de concentratie, of maakt het niets uit.

Kleuren beïnvloeden je humeur en energie. Kies voor kleur op de muren en voor het interieur. De brainstormvergaderkamer? Kies voor oranje. De ruimte om te coachen? Kies voor groen. Koele tinten in een ruimte werken beter bij cognitief inspannende taken tijdens het vergaderen, terwijl detailgerichte taken beter volbracht worden bij warme kleuren. Idealiter moet je de ruimte dus aanpassen aan het type vergadering.

Het voordeel van planten

Het hebben van planten op de werkplek zorgt voor 3 tot 6% productiviteitswinst. Dan gaat het met name om creatieve taken en niet zo zeer om productietaken. Daarnaast hebben ze nog een aantal andere voordelen. Zo fungeren ze als ‘muur’ en als geluidsbarrière, maar dragen ze ook bij aan een creatieve werksfeer. Planten hebben ook een positieve invloed op het terugbrengen van verontreinigende stoffen en fijnstof in de lucht; ze binden geuren, stof en schadelijke stoffen. Bovendien hebben ze esthetische waarde.

 2. Het kantoor als visitekaartje

Het kantoorpand is een vertaling van waar je bedrijf voor staat en versterkt dit. Waar je hoofdkantoor staat en hoe het eruitziet, hoort bij je waarden en branding en de keuze voor een pand wordt dus door meer factoren bepaalt dan alleen het aantal vierkante meters, prijs en de locatie. Want hoe kan je merk bijvoorbeeld ‘fun’ zijn als je hoofdkantoor saai en grijs is? Wat als je organisatie staat voor duurzaamheid maar je er nauwelijks kunt komen met openbaar vervoer? Wat als je kernwaarde innovatie is, maar binnen in je pand is het een ouderwetse boel? Wat straal je uit met speciale parkeerplekken voor de directie en een eigen afgeschermde lunchruimte?

Trots op je producten? Verwerk ze in je meubilair. Het hoofdkantoor van G-Star, aan de ring van Amsterdam, is bijvoorbeeld net zo rauw als de onbehandelde denim waar het modemerk zich vanaf het begin mee positioneert. En in het hoofdkantoor van Intertoys stuit je bij binnenkomst meteen op een tafel met Legosteentjes. Aan de muren hangen ingelijste kinderfoto’s. Op veel plekken wordt de belevingswereld van kinderen opgeroepen om je steeds eraan te herinneren voor wie je werkt. Zo heeft elke vergaderkamer een eigen thema, dat tot in detail is doorgevoerd: Er is een schoolplein, een boomhut, een zwembad en een jungle.

Zit je bedrijf in de muziekbusiness? Verwerk gitaren, piano’s en muzieknoten in de inrichting. Zit je in de afvalverwerking? Maak kasten van sloophout. Is een van je kernwaarden duurzaam ondernemen? Dan zou het raar zijn als je veel plastic gebruikt en de medewerkers in benzineslurpende leaseauto’s laat rondrijden. Laat in dat geval duurzaamheid als criterium in alles doorwerken: groene energie, zonnepanelen, luxaflex met zonnecellen, warmtepompen en circulair meubilair. Maak zichtbaar voor de medewerkers wat dit het milieu oplevert.

Medewerkers werken graag voor een organisatie die zijn kantoorgebouw duurzaam inricht. Het versterkt het gevoel van zingeving en maakt hen trots dat de organisatie zijn verantwoordelijkheid neemt in een betere wereld.

 3. De werkomgeving bevordert de eigen gezondheid en vitaliteit

Onderzoek toont aan dat medewerkers die uitzicht hebben op bomen, of nog beter, een mooi vergezicht zoals een berglandschap of waterpartij, gelukkiger zijn. En dat geluksgevoel heeft weer een positief effect op de productiviteit.

Natuur

Natuur in de omgeving van het kantoorpand doet veel voor de productiviteit van werknemers. Onderzoekers van de universiteit van Illinois en de universiteit van Hongkong deden een stresstest met 160 deelnemers. De deelnemers moesten eerst een speech voorbereiden voor een jury. Genoeg reden om de stress hoog op te laten lopen. Op het moment dat bij de deelnemers de stress het hoogst was, kregen ze 360-gradenvideo’s te zien van stadsgezichten met uiteenlopende bomen- en bladerendichtheid. Bij de groep die de video’s met het grootste aandeel bomen met bladeren had gezien, verlaagde de stress het meest. Hieruit concludeerden de onderzoekers dat wandelen in het park en kijken naar bomen, zelfs als het ‘slechts’ behang met bomen betreft, goed is voor je mentale gezondheid.

Uit ander onderzoek blijkt dat een lunchwandeling in een bosachtige omgeving beter is voor mensen dan een wandeling in een stedelijke (bebouwde) omgeving. De wandelaars die een rondje liepen door een bosachtige omgeving, hadden 16% minder van het stresshormoon cortisol in hun bloed. Ook was hun bloeddruk lager. Deze wandelaars gaven aan zich minder depressief te voelen en ervoeren minder spanning.

Lucht, licht en temperatuur

Medewerkers vinden frisse lucht, genoeg licht en een prettig binnenklimaat, na contact met collega’s, de belangrijkste factoren aan de werkplek. Dit blijkt uit het Nationaal werkplekonderzoek 2011.

Frisse lucht lijkt geen probleem meer te zijn in moderne gebouwen, maar niets is minder waar. Denk maar eens aan hoe het voelt om met te veel mensen in een vergaderruimte te moeten zitten, of een dag te werken onder een niet goed functionerende airco. Voldoende frisse lucht is nog steeds een probleem in veel (kantoor)gebouwen. Een te hoge CO2-concentratie leidt tot een slechtere (werk)prestatie. Organisaties die de vinger aan de pols willen houden voor wat betreft de luchtkwaliteit, doen er goed aan onder andere de temperatuur, luchtvochtigheid en de CO2-waarde op de werkplek te meten. Daarbij is het van belang dat zij de bezettingsgraad in de gaten houden: waar zijn op welk moment mensen aanwezig? Al deze data geeft inzicht in de luchtkwaliteit van de werkomgeving en hoe gezond deze dus is.

Licht

Zit je net een tijdje rustig te werken, valt het licht uit! De toepassing van een bewegings- of aanwezigheidsmelder voor het licht kan een behoorlijke besparing opleveren; wel 80%. Maar verkeerd geplaatst in de ruimte is het ook een bron van ergernis. Goed licht op de werkplek biedt meer voordelen dan alleen een betere concentratie. Onderzoek heeft aangetoond dat zowel kunstlicht als daglicht de gezondheid, stemming, het welzijn en de alertheid van mensen beïnvloeden. Het effect van licht is afhankelijk van de situatie, de taak en de specifieke omgeving. Ook de intensiteit, duur en kleurtemperatuur van licht spelen hierin een belangrijke rol, aangezien niet ieder soort licht bevorderlijk is voor de concentratie. Het is gebleken dat blauw licht de concentratie van jonge basisschoolleerlingen verbetert, en dat wit licht meer energie geeft. Licht dat zich aanpast op het circadian rhythm, de biologische interne klok, kan volgens onderzoekers zorgen voor meer productiviteit en zelfs voor een betere nachtrust. Gedimd licht zorgt eerder voor creativiteit.

Natuurlijk licht is net zo belangrijk. Stimuleer medewerkers om zoveel mogelijk zonlicht te krijgen, bijvoorbeeld in de lunchpauze of onderweg van en naar kantoor. Dit is vooral belangrijk als ze werken op plekken waar weinig daglicht is. Of installeer solar tubes: kokers tussen dak en plafond. Door het reflecterende effect van spiegels kan het natuurlijke licht zelfs de bocht om. Gebrek aan daglicht is een grote veroorzaker van depressies. Wanneer de lichtsterkte afneemt, maakt het lichaam melatonine aan, een slaaphormoon. Het lichaam krijgt dan het signaal dat het tijd is om te rusten. Dit heeft effect op de productiviteit van mensen.

Temperatuur

De buitentemperatuur bepaalt hoe warm we het binnen willen hebben en mannen houden van een net wat lagere temperatuur dan vrouwen. Wat betekent dit nu? Dat het niet slim is om het hele jaar door dezelfde temperatuur te hebben in het kantoor. Niet te koud, maar zeker ook niet te warm. Uit onderzoek blijkt namelijk dat bij een temperatuur van 27 graden de productiviteit 30% lager ligt dan bij 21 graden. Bij die hogere temperaturen hebben werknemers gewoon geen puf meer om productief te zijn!

Geluid

De grootste stoorfactor binnen kantooromgevingen is een slechte akoestiek. Een slechte akoestiek heeft een bewezen sterke relatie met productiviteitsverlies. Bovendien kan slechte akoestiek leiden tot ziekteverzuim, het aanmaken van stresshormonen, verminderde werktevredenheid en onderlinge irritaties. Verstoringen door geluid verminderen het prestatievermogen zelfs nadat dit geluid is weggevallen.

Tegenwoordig worden in interieurs veel harde materialen gebruikt, zoals glas en beton. Dit geeft een hippe uitstraling, maar zorgt er ook voor dat geluid wordt weerkaatst. Bovendien worden er momenteel veel grote open ruimtes gecreëerd in kantoren. Bij dergelijke aanpassingen zal men goed rekening moeten houden met akoestiek en demping, om zo de akoestische stoorfactor zo laag mogelijk te houden.

 Bewegen

Bewegen op het werk is goed voor de gezondheid. Het is natuurlijk helemaal fantastisch als er een fitnessruimte of bijvoorbeeld een tennistafel op kantoor aanwezig is, maar er is ook genoeg mogelijk, zonder een heel sportveld in te richten. Bewegen kun je stimuleren door bijvoorbeeld het kopieerapparaat of de prullenbakken verder weg te zetten (dus niet onder het bureau). Door lunchwandelingen te organiseren en (gezonde en lekkere) lunchpakketjes klaar te zetten bij de uitgang. De trap nemen wordt leuker als de trap ook aantrekkelijk is. Dus niet eerst door dikke branddeuren naar een galmend, uitgestorven trappenhuis, maar naar een ruimte waarin iets bijzonders te zien of te horen (of mee te maken) is.

 4. De werkomgeving bevordert prettig vergaderen

Vergaderen is voor veel medewerkers tijdrovend, saai en frustrerend. In de ogen van 86% van de medewerkers is vergaderen niets meer dan tijdverspilling. Slechts 16% zegt vergaderen inspirerend te vinden en 75% meent productiever te zijn achter het bureau. In de top drie van de meest vervelende dingen tijdens vergaderingen geeft de meerderheid (55%) aan te lange gesprekken en discussies vervelend te vinden. Voor 48% is een saaie spreker het meest vervelend, terwijl voor 34% een niet inspirerend onderwerp niet te pruimen valt. 9% geeft toe wel eens in slaap te zijn gevallen tijdens een vergadering. Toch vergaderen we heel wat af: volgens het CBS gemiddeld 6,5 uur per week en dat stijgt naarmate de functie hoger is.

Maar wat is nu een ideale plek om te vergaderen? Hoe ziet zo’n ideale vergaderruimte er dan uit? Uit onderzoek naar de ideale vergaderruimte blijkt dat je beter niet kunt vergaderen aan een vierkante tafel. Ronde tafels of tafels met barkrukken worden door de meeste werknemers als het prettigst ervaren. Bij ronde en ovale vormen werden de deelnemers significant blijer en meer relaxt dan andere vormen. En dan de stoelen niet te ver uit elkaar en de tafel niet te breed. Dat zorgt voor de beste interactie.

Korte, dagelijkse stand-upmeetings doen steeds meer hun intrede. Op de afdeling of in een aparte ruimte met statafels. Goed voor 34% tijdwinst. Het moet ook niet te lang duren, want na een half uurtje krijgen medewerkers fysieke klachten van het staan. Daarbij is het niet handig om staand aantekeningen te maken.

Het beste is om de vergaderruimtes zo in te richten, dat medewerkers er graag hun kostbare tijd in doorbrengen. Bij Coolblue heeft elke vergaderruimte een ander thema: de junglekamer met lianen, het laboratorium, de tribune of de bibliotheek. Zo’n creatieve omgeving lokt ander gedrag uit en geeft een goede sfeer. Dan wordt vergaderen ineens een stuk leuker!

5. De werkplek afgestemd op werk, voorkeuren en regelvermogen

Nederland loopt voorop als het gaat om Het Nieuwe Werken (HNW), werkgevers hebben vertrouwen in hun medewerkers en thuis- en mobiel werken wordt steeds meer de norm.

Onderzoeksbureau No Ties deed in 2016 in opdracht van Plantronics onderzoek naar de status van Het Nieuwe Werken in Nederland. Als aan medewerkers wordt gevraagd wat voor hen de belangrijkste reden voor Het Nieuwe Werken is, geeft 80% als belangrijkste reden ‘verhoogde flexibiliteit’ aan. Daarna volgt tijdsbesparing (73%) en verhoogde productiviteit (65%). Het realiseren van betere resultaten komt met 63% op de vierde plaats. Het ervaren van minder stress is voor bijna de helft van de respondenten belangrijk (47%) en voor 14% zelfs cruciaal. De verhoogde flexibiliteit geeft een hogere mate van zelfbeschikking aan medewerkers, en zorgt daarmee voor meer werkplezier.

Kantoortuinen

Kantoortuinen zouden veel voordelen hebben. Zo zouden ze de communicatie bevorderen en creativiteit en productiviteit ten goede komen. Bovendien wordt beschikbare ruimte efficiënter benut. Maar er zijn ook andere, meer kritische, geluiden.

Columniste Japke-d. Bouma schreef er over “Werken op een flexplek, dat is de hel. Als er ooit iets heel erg is misgegaan op kantoor, dan is het wel de dag dat de flexplek bedacht werd. Want de flexplek zegt dat een plek maar bijzaak is op kantoor. Terwijl iedereen die wel eens in een kantoortuin geweest is weet hoe belangrijk een eigen plek is: een ijsschots tussen de flexcontracten, een warme kooi op een hevig rollend schip, een fort waar je alle disruptie en innovatie even van je af kan laten glijden.”

In 2011 bestudeerde de organisatiepsycholoog Matthew Davis meer dan 100 onderzoeken naar open kantoorruimtes. Hoewel uit de onderzoeken naar voren kwam dat open ruimtes in kantoren werknemers doen voelen dat zij deel uitmaken van een meer ontspannen en innovatieve organisatie, overtreffen de nadelen de voordelen. Vergeleken met kantoren met afgesloten kantoorruimtes ervoeren werknemers die in een kantoortuin werkten meer stress en een lagere concentratie en motivatie.

De kantoortuin zou zelfs schadelijk kunnen zijn voor de gezondheid van werknemers. In 2011 bleek al uit onderzoek onder 2.400 werknemers in Denemarken door de universiteit van Kopenhagen dat er een direct verband bestaat tussen het aantal collega’s waarmee je het kantoor deelt en ziekteverzuim. Werknemers die met zijn tweeën een kamer deelden, meldden zich 50% vaker ziek dan werknemers die een kamer voor zichzelf hadden. Werknemers die in een kantoortuin werkten, meldden zich zelfs 62% vaker ziek dan de collega met een eigen kantoor.

Geef een keuze

Het Nieuwe Werken, flexplekken, kantoortuinen? Het kan allemaal, maar een ‘one size fits all’ oplossing bestaat niet. Maak medewerkers gelukkig door hen een keuze te geven: passend bij henzelf en passend bij de taak die ze die dag te doen hebben. Het zelfbeschikkingsvermogen over allerlei variabelen van de werkplek zoals temperatuur, geluid, licht, indeling en inrichting, blijkt een hogere productiviteit en grotere tevredenheid onder werknemers te bevorderen – en daarmee te zorgen voor een ‘Happy Workplace’.

Dit artikel is een abstract van hoofdstuk 3: “Energiegevende werkplekken” van het boek Employee Experience, geschreven door Heleen Mes en Gea Peper.