Minder vergaderen voor meer vitaliteit. Hoe doe je dat?

Vergroten van vitaliteit is een must. 1,3 miljoen mensen ervaren burn-outklachten, blijkt uit onderzoek van TNO en CBS. We zitten gemiddeld maar liefst tien uur per dag. Meer thuiswerken maakt dat we minder bewegen. Bij recent internationaal onderzoek van Qualtric, antwoordden de meer dan 30.000 respondenten op de vraag “Wat heb ik nodig om niet burn-out te raken”: geef prioriteit aan ‘Systemen en procedures die onnodig werk wegnemen’. Ze hadden het minst behoefte aan wellnessfaciliteiten.

Wat doen ING en VodafoneZiggo als het gaat om vitaliteit vergroten? En wat doet het onderzoeksinstituut The Workplace Vitality Hub, een initiatief van FITT (Fontys, IMEC, TNO en TU/e), Twice and High Tech Campus? Effectiever vergaderen voor een betere employee experience bleek bij hen allen prioriteit. Technologie en data hielp hen daarbij, blijkt tijdens het college cyclli “The future of work”, georganiseerd door The Growth Lab op locatie bij Microsoft. Hier delen experts, wetenschappers en ervaringsdeskundigen uit het bedrijfsleven hun ervaringen en perspectief op de toekomst van werk. In het eerste college stond het thema vitaliteit en technologie centraal. “Data leidt tot bewustwording en zet aan tot acties voor verbetering”, zegt Joris van Hulzen van VodafoneZiggo.

“Technologie heeft gemaakt dat we veel meer zijn gaan zitten”, zegt Marieke van Beurden, manager workplace vitality hub op de High Tech Campus van TU Eindhoven. “Met onze mobiele apparaten kunnen we van alles doen op de bank of een kantoorstoel. En dat we daarbij nauwelijks bewegen is slecht voor onze gezondheid. In ons living lab onderzoeken we welke interventies helpen om vitaler te worden. Data is het vertrekpunt en helpt ons daarbij.“

TU Eindhoven: werkwandelingen inboeken

“We onderzoeken kantoormeubilair dat helpt om staand te werken, zonder last van je rug te krijgen. Geïntegreerde sensoren in een stoel monitoren hartslag, ademhaling en de zitpositie van je lichaam. Vervolgens kan de stoel je seintjes geven dat het bijvoorbeeld tijd is voor een minipauze. We onderzoeken ook wat er nodig is om meer werkwandelingen te houden: niet alleen tijdens de lunch, maar ook voor overleggen. Wat helpt is een duidelijke route uit te zetten met een tijdsduur, bijvoorbeeld van 25 minuten. Het helpt ook als je de werkwandeling als locatie kunt boeken in het vergadersysteem.”

“Voor je vitaal voelen helpt verder om meer in daglicht te werken”, vervolgt Van Beurden. “Dat kun je ook nabootsen op kantoor. We onderzochten de ‘powernap’. Vooral vrouwen bleken zich niet veilig te voelen om in liggende positie even te relaxen op kantoor. Wij kijken dan aan welke voorwaarden voldaan moet worden om er wél gebruik van te maken: beter afgeschermd en meer accent op een relaxmoment dan echt slapen. Geluid is ook iets waar veel medewerkers zich aan storen. Zeker na covid ervaren medewerkers vaker herrie en overlast van anderen op de werkplek. Als je drukker en gestrester bent, komt geluid harder binnen.”

ING: twee uur vergadertijd minder

Alexander Stolze, head of vitality Benelux bij ING: “Net als bij de rest van werkend Nederland ervaart een deel van de collega’s bij ING Nederland één of meerdere burn-outsymptomen, dat vinden wij gewoon teveel. Na een verkenning richten we ons nu op het prioriteren van werk. Daarvoor willen we vergaderen effectiever maken. Onze eerste stap is elkaar twee uur vergadertijd per week besparen. Dat lijkt weinig, maar als we dat allemaal doen is de impact groot. Technologie helpt ons enorm.

“Met behulp van design thinking – een creatieve methode om complexe problemen op te lossen waarbij de eindgebruiker centraal staat – zijn we aan de slag gegaan en hebben ideeën opgehaald bij de medewerkers voor oplossingen. Die testen we nu. Van sommige oplossingen hebben we meerdere varianten en kijken dan welke het beste aanslaat. Zo hebben we een ‘meeting manifesto’ opgesteld met negen punten. Dat begint met ‘overweeg meeting alternatieven’ en ‘ga niet multitasken’ en eindigt met ‘vergeet niet plezier te hebben’. In de uitnodiging voor de meeting kun je in het template aangeven welke rol eenieder heeft, dan kun je je daarop voorbereiden.

“We geven ook iedereen persoonlijk inzicht in eigen vergadergedrag, met privacybescherming. We introduceren een meeting-poll waarin je de vergadering kunt scoren met het geven van sterren. Zo geven we feedback aan elkaar. We gaan een pilot doen met het openzetten van agenda’s voor elkaar. Focustijd kun je ook in je agenda boeken en moet gerespecteerd worden door anderen.

“We hebben in een pilot headsets die omgevingsgeluiden dempt beschikbaar gesteld. We merkten toen al snel dat medewerkers hun eigen headset willen hebben, geen afdelingsexemplaar. We starten ook een bewustwordingscampagne ‘Let’s stop glorifying being busy’. Met deze campagne willen we de beleving ombuigen dat ‘druk zijn’ geassocieerd wordt met ‘succesvol en belangrijk zijn’. Juist prioriteiten stellen, nee zeggen en focussen op wat echt belangrijk is: dat leidt tot een betere prestatie van onze medewerkers op de korte én langere termijn.”

VodafoneZiggo: minder multitasken tijdens overleg

“Uit data bleek dat in onderdelen van onze organisatie 37 procent van de vergadertijd gespendeerd werd aan multitasking”, zegt Joris van Hulzen, senior manager organization development & people analytics van VodafoneZiggo. Vooral bij overleggen van meer dan acht deelnemers. En de hoeveelheid multitasking was bij hoger management tot wel twee keer zoveel als elders. Als er veel wordt gemultitasked, dan kun je je afvragen of het bijwonen van een meeting wel zo zinvol is. Dat was het startsein om te sturen op effectievere samenwerking.

“We leveren nu op team- en organisatieniveau inzichten: duur van meetings, hoeveel deelnemers, welke business units deelnemen, hoeveel werkuur in totaal gespendeerd wordt aan meetings en hoeveel daarvan buiten normale werkuren. Deze data haalden we uit ons Microsoftsysteem. Onze ondernemingsraad steunt ons hierin, want het komt ten goede aan onze medewerkers. Na een jaar pilots bij een selecte groep hebben we dit breder ingezet in de organisatie.

“Medewerkers en teams waren verrast door de inzichten die de data geeft. Deze bewustwording leidt tot een gesprek over deze inzichten en daarmee tot veranderingen: moeten we wel met z’n tweeën aanwezig zijn in deze meeting? Kan het meer to the point? Wat is daarvoor nodig? We stimuleren bumpertijd, dus niet overleggen aaneengesloten na elkaar plannen. Plan overleggen van 20 en 45 minuten, in plaats van 30 of 60 minuten. Dit is ook onderdeel van onze ‘meetings guidelines’: een set van vergaderprincipes die helpen meetings effectiever te maken. We geven teams nu ieder kwartaal inzichten in hun samenwerkpatronen, en teams gebruiken dit voor hun groeidoelstellingen: waar willen we volgend kwartaal staan met elkaar?

“In de onderdelen van de organisatie waar we deze samenwerkingsinzichten gebruiken, zien we een reductie van 5 procent van de vergaderuren, en een reductie van 10 procent van het aantal grote meetings. Het multitasken is met 22 procent afgenomen en overleggen buiten kantoortijden met 13 procent.”

Tips voor HR: Aan de slag met data

Wat leren andere organisaties van deze bedrijven? Vijf tips:

• Tip 1: Er is heel veel data in je systemen beschikbaar. Vaak meer dan je denkt en waar geen gebruik van wordt gemaakt. Dus start met deze data te ontsluiten en aan elkaar te koppelen, voordat je op zoek gaat naar nieuwe of surveys uitzet.
• Tip 2: Stel prioriteiten in je vervolgacties. Liever een of twee prioriteiten dan een scala aan interventies.
• Tip 3: Gebruik design thinking en ideeën van medewerkers om tot oplossingen te komen. Test die in pilots. Zo heb je de grootste kans dat het een succes wordt.
• Tip 4: Je kunt nog zo veel technologie en data hebben,  is het een ondersteunend middel en geen doel op zich. Uiteindelijk gaat het erom om met elkaar in gesprek te gaan.
• Tip 5: Je data kan zich nog zo goed in de juiste richting ontwikkelen: uiteindelijk is het pas een succes als medewerkers het ook een verbetering vinden. Dus vraag naar de beleving van medewerkers.

Deze blog verscheen op PWnet.nl

Lees verder

Moeite met binden en boeien? Gebruik MAGIC op het werk

5 kenmerken van een continue-luisterenstrategie

Zo vergroot je de ‘intentie om te blijven’ bij medewerkers