“De candidate experience is vaak nog om te huilen”

“Veel organisaties vinden dat ze recruitment goed onder de knie hebben”, zegt expert Heleen Mes. In de praktijk gaat er volgens haar echter nog veel mis in de candidate experience. Expert Aaltje Vincent geeft inspirerende voorbeelden van organisaties die wel de kandidaat op nummer één zetten.

In een tijd waarin het lastig is om nieuwe medewerkers te vinden, is het belangrijk dat je potentieel nieuwe collega’s een goede ervaring hebben met je bedrijf. Al voordat ze daadwerkelijk bij je aan de slag gaan. In de praktijk gaat er echter nog veel mis in de candidate experience.

“Veel organisaties vinden dat ze recruitment goed onder de knie hebben”, zegt Heleen Mes, expert op het gebied van employee experience. “De ervaringen van sollicitanten in de praktijk laten echter gemiddeld nog steeds zien dat er heel veel werk aan de winkel is. De candidate experience is gemiddeld nog wel om te huilen.”

Wat gaat er mis?

Bij haar klanten ziet Mes verschillende dingen in het recruitmentproces, die ze soms echt ‘triest’ vindt. Een opsomming.

• In zo’n 20 procent van de sollicitatieprocedures hoort een sollicitant niets meer, zegt Mes. In het Digitaal-Werven onderzoek 2025 lag de non-response, dus de organisaties die niet gereageerd hebben op de mystery sollicitatie op 15,5 procent. In het jaarlijkse onderzoek van Digitaal-Werven wordt gekeken naar de recruitment van de 535 grootste en bekendste werkgevers van Nederland. Mes: “Je zou denken dat men in deze tijd toch zuinig is op de kandidaten, maar een flink aandeel hoort niets meer na een sollicitatie.”
• In het verlengde hiervan vindt Mes het slecht als kandidaten alleen nog iets horen als ze uitgenodigd worden voor een gesprek. “Een zin gebruiken als: ‘Bedankt voor je reactie. Vanaf nu hoor je alleen nog van ons als we je uitnodigingen voor een gesprek’, nadat je je cv hebt geüpload. Lijkt heel efficiënt, maar je maakt er geen fans mee.”
• Ook de reactietermijn kan zorgen voor een slechte candidate experience. “We zijn er gewend aan dat als we vandaag iets bestellen, het morgen in huis is. Een organisatie die eerst de hele procedure afwacht voordat ze iedereen afzeggen, is niet meer van deze tijd.”
• Met het vermelden van vaste data waarop de gesprekken zullen plaatsvinden, scoor je volgens Mes ook geen punten. “Hou ook rekening met een kandidaat. Die heeft niet altijd vrij op die dagen, of hij is op vakantie. Terwijl het wel een goede kandidaat kan zijn.”
• Alles met standaardteksten is volgens Mes een afknapper. “Het is soms echt om te huilen.”

Ervaring meten

Slechts 1 procent van de organisaties meet de candidate experience van iedereen die heeft gesolliciteerd, vertelt Mes. “De meeste organisaties vragen wel aan degene die aangenomen is hoe die terugkijkt op het proces. Natuurlijk is dat een goede ervaring, anders waren ze niet binnengekomen.”

Het is logisch dat je, wanneer je om feedback vraagt, ook te maken krijgt met de teleurstelling van kandidaten die de baan niet hebben gekregen. Maar daar moet je je niet door laten tegenhouden. “Even een digitale enquête sturen of misschien wat vaker mensen bellen om te vragen of ze nog verbeterpunten hebben, bijvoorbeeld als ze na het eerste gesprek niet nog een keer uitgenodigd worden.”

Wanneer mensen hun recruitmentproces willen verbeteren wordt er vaak wel onderzoek gedaan, maar meestal niet structureel. “Organisaties zijn zo blij dat ze de kandidaat eruit gevist hebben, dat ze alle anderen laten zitten. Maar dat zijn mogelijk wel je toekomstige collega’s.”

Hoe zorg je voor een goede candidate experience?

Je wil de kandidaten dus echt een goede candidate experience geven. Maar hoe doe je dat? Mes: “Mijn verhaal is altijd: zet die kandidaat nu eens op één. Ga eens in zijn schoenen staan en kijk wat je dan te bieden hebt. Want een kandidaat wil graag in de vacature en het eerste contact al voelen wat voor organisatie je bent om te gaan werken.”

Volgens Mes zit het hem in keuzemogelijkheden voor de kandidaten: in overleg een datum plannen, zelf het tempo aan kunnen geven waarop zij een volgende stap nemen, weten met wie ze het gesprek hebben en ook zelf aan kunnen geven met wie ze willen spreken. “Wat ik ook regelmatig meemaak is dat er ineens andere mensen bij het sollicitatiegesprek zitten dan stond vermeld in de uitnodiging. Een kandidaat bereidt zich voor en zit dan ineens bij mensen van wie hij de naam en functie niet weet. Dat is gewoon heel erg jammer.”

Ook belangrijk is de waardering en dank voor een sollicitant die de moeite heeft genomen om bij je te solliciteren. “Bij Rituals krijgt elke kandidaat als dank een voucher om in de winkel een doucheschuim op te halen. De kandidaten echt laten voelen dat het gewaardeerd wordt en danken voor de moeite die ze hebben genomen om te solliciteren, daar kunnen veel organisaties nog wat van leren. Want dan solliciteer je nog een keer. Dat gaat dus verder dan een regeltje van: ‘We bedanken je voor je belangstelling’.”

“Vraag ook eens aan de sollicitant wat hij nodig heeft om zich voor te bereiden op de gesprekken. Welke informatie hij nodig heeft”, zegt Mes. “Vaak heb je als kandidaat als je op gesprek gaat alleen de website met informatie over het bedrijf en wat reviews op Indeed of misschien iets over het bedrijf gehoord. Maar meer informatie is er niet.” Het is natuurlijk ook in het belang van de werkgever dat de kandidaat heel goed voorbereid is. “Doe daar dus wat moeite voor. Maak bijvoorbeeld als werkgever een informatiepakketje klaar.”

Minder verplichte brieven

Volgens Aaltje Vincent, expert op het gebied van recruitment, zit er op allerlei fronten beweging in om het voor kandidaten allemaal veel vriendelijker te maken. Zo is bij steeds meer bedrijven de sollicitatiebrief niet langer verplicht. Uit het Digitaal-Werven onderzoek 2025 blijkt dat het aantal bedrijven dat een motivatiebrief verplicht stelt, licht is afgenomen (-4 procent). Van de bedrijven vraagt 25 procent niet meer om een motivatiebrief en bij 39 procent van de werkgevers was dit optioneel.

In het licht van de candidate experience is dit een goede ontwikkeling, want volgens Vincent vinden kandidaten een brief moeten sturen echt verschrikkelijk. Ze vertelt dat er drie manieren zijn om aan de sollicitatietafel te komen:  geïntroduceerd worden door iemand uit je netwerk (referral recruitment), benaderd worden via LinkedIn of zelf een brief moeten sturen. Volgens Vincent vinden potentieel nieuwe collega’s de eerste twee mogelijkheden het fijnst.

Kopje koffie

Vincent vindt het organiseren van een open huis als organisatie, wanneer je een vacature hebt, een mooie tussenweg tussen het benaderd worden en een brief moeten schrijven. “In een traditioneel proces zet je pas een stap over de drempel op het moment dat het sollicitatiegesprek er is. Dat is niet een ontspannen manier om te voelen of je je ergens thuis gaat voelen en of je op die plek kunt floreren of niet.” Wanneer mensen op een laagdrempelige manier een stap over de drempel kunnen zetten, kunnen ze de sfeer proeven en de cultuur ervaren, met de mensen praten die er al werken. Vervolgens kunnen ze beter oordelen of ze op een vacature willen solliciteren.

“Als je een nieuwe school kiest voor je kinderen, ga je ook eerst kijken hoe de sfeer is, hoe je je daar voelt en wat voor scholieren er rondlopen.” Bij werk zou dit ook supernormaal moeten zijn. Dat je eerst kijkt hoe je je binnen een organisatie voelt en hoe ze daar werken, en dat je daarna pas besluit of je gaat solliciteren of niet.”

Werkgevers doen dit steeds vaker, in verschillende varianten, vertelt Vincent. Zo organiseert ’s Heeren Loo, een zorgorganisatie voor mensen met een (verstandelijke) beperking, verschillende evenementen voor potentiële kandidaten. Zo zijn er informatiebijeenkomsten, maar is er bijvoorbeeld ook een rondleiding door middel van een wandeling langs verschillende locaties. Bij de NS organiseren ze online sessies over hoe het is om te werken als conducteur, waar je als geïnteresseerde ook vragen kunt stellen.

Ontmoetbijt

Bij Rijk Zwaan, een groente- en fruitveredelingsbedrijf, organiseren ze iedere derde vrijdag van de maand een Ontmoetbijt. “We merkten dat we vanuit onze wervingsstrategieën wel heel veel contact hadden met scholen en studenten, maar minder met mensen die al in een baan zitten”, vertelt Henk-Jan Scholten, recruiter bij Rijk Zwaan. “Daar wilden we iets aan doen, zodat mensen zich laagdrempeliger kunnen oriënteren, zonder dat ze meteen moeten solliciteren. Mensen vinden de stap om echt te solliciteren soms toch wel groot en weten ook niet precies waar ze op moeten solliciteren, omdat we heel veel verschillende soorten vacatures hebben.”

Het Ontmoetbijt is een vrijblijvende eerste kennismaking. Of mensen al dan niet gaan solliciteren, is aan henzelf.

Mensen kunnen zich opgeven voor het Ontmoetbijt. Van tevoren wordt gekeken of er binnen Rijk Zwaan wel mogelijkheden zijn voor deze personen. “We hebben bijvoorbeeld weleens dat iemand iets wil met dieren. Maar daar hebben we geen vacatures in. Dan heeft het dus niet zoveel nut om die persoon uit te nodigen voor het Ontmoetbijt, want we willen geen valse hoop geven. Daar moeten we ook wel eerlijk in zijn.”

Tijdens het ontbijt — dat van 7 tot 8 uur duurt — krijgen de gasten een ontbijt en een een-op-eenkennismaking van een kwartier met een Rijk Zwaan-medewerker. “Die kan je vragen beantwoorden en vragen waar je precies naar op zoek bent en vertellen in hoeverre we dat hebben binnen onze organisatie.”

“We merken dat het voor mensen helpt om de drempel laag te maken om daadwerkelijk in de sollicitatieprocedure te komen. We zien dat ook terug in onze wervingsresultaten. Dat is wel de voornaamste meerwaarde.”

Tussenvormen

Volgens Vincent zijn er ook wel aansprekende vormen te bedenken tussen het bieden van alleen een vacaturetekst en het openzetten van je deuren. “De vacaturetekst zal wel altijd blijven, maar die kun je ook aanvullen met een goede video. Van medewerkers die nu het werk doen op de werkplek, zodat je de vacaturetekst tot leven brengt.”

Uit het Digitaal-Werven onderzoek 2025 blijkt dat 15 procent van de bedrijven gebruik maakte van een video bij de vacature. Daarbij ging het in 27 procent om een video specifiek over de functie en in 63 procent om een algemene bedrijfsvideo.

Ook een podcast is volgens Vincent een goede methode, omdat niet alle medewerkers in beeld willen in een video op internet. Dat kan volgens haar heel kort. “Bij de NS hebben ze bij de conducteursvacatures bijvoorbeeld een podcast staan van 3 minuten. Daarin hoor je hoe het is om ’s nachts heel laat op die trein te werken. Dat is zo’n verlevendiging van de vacaturetekst.”

Maak fans van je sollicitanten

Het is dus van belang om de kandidaat echt op de eerste plaats te zetten. Maak fans van je sollicitanten. Goede kandidaten hebben meerdere opties en in deze tijd moet je dus echt een stapje harder zetten om die kandidaat binnen te krijgen.

Dit artikel verscheen op HRMorgen

Lees ook:

OK plant: wij verkopen geluksmomentjes en willen dat medewerkers ook geven

De beleveniseconoie op de werkvloer

Met welke arbeidsvoorwaarden word je een aantrekkelijke werkgever?