In 7 stappen naar je HR strategie

Een goede HR-strategie  draagt bij aan het realiseren van de purpose of missie, de visie en de strategische doelstellingen van de organisatie. In de HR-strategie van de organisatie worden de HR-prioriteiten en doelstellingen opgenomen die bijdragen aan het realiseren van de HR Visie. Een sterke alignment tussen organisatiestrategie en HR-strategie is van groot belang. Hoe ga je dan te werk? Met deze zeven stappen kom je tot de HR-strategie van jouw organisatie.

Human factor

Met HR-strategie bedoelen we de integrale strategische doelstellingen van de ‘Human Factor’ in een organisatie. Dat gaat dus breder dan de werkzaamheden van de afdeling HR alleen. Om een HR-strategie integraal op te pakken, moet HR dat dan ook samen uitwerken met andere stakeholders zoals management, communicatie, IT en Facility management.

Scoop

Het is heel belangrijk dat je van tevoren bedenkt wat de scope van jouw HR-strategie is. Vaak wordt gedacht dat een HR-strategie over de hele organisatie moet gaan, maar je kunt net zo goed een cluster of een afdeling pakken. Zeker als er grote verschillen zijn tussen organisatieonderdelen, kan dit noodzakelijk zijn.

Stap 1. De fundamenten van de organisatie zijn helder

Om een goede HR-strategie te creëren, moeten de fundamenten van de organisatie helder zijn. Het gaat dan om:

• de purpose of missie: waarom bestaat de organisatie? Wat is de bijdrage aan een betere wereld?
• de visie: hoe wil de organisatie de purpose of missie bereiken op langere termijn? Wat is het uitdagende en aansprekende doel waarvoor medewerkers zich graag inzetten?
• de strategische doelstellingen: de acties die de organisatie op middellange termijn gaat ondernemen om de visie te realiseren.
• de kernwaarden van de organisatie: het DNA van de organisatie dat dient als kompas en toets bij te nemen acties.
• de klantbelofte: de merkwaarden die voor de klant gelden, waarmee de interne organisatie zich kan identificeren en deze zowel deze extern en intern uitdraagt.

De HR-strategie kan pas maximaal bijdragen aan het succes van de organisatie als de fundamenten voor de HR-strategie helder zijn. Vaak is dat echter niet het geval en is het ‘roeien met de riemen’ die je hebt. Als dat het geval is, kan de business helpen om de fundamenten helder te krijgen die ook een onderdeel van de HR-strategie zijn.

Stap 2. HR-visie: wat voor werkgever wil de organisatie zijn?

Als de fundamenten helder zijn, is de volgende vraag: wat voor werkgever wil je zijn om samen verder te bouwen? Wie wil en kun je gelukkig maken in je organisatie? Hoe wil je dat (potentiële) medewerkers zich voelen in contact met jouw organisatie? Welke emoties en ervaringen wil je overbrengen? Dit leg je vast in de HR-visie van de organisatie.

Vragen die je daarbij kunt stellen, zijn bijvoorbeeld:

• Hoe wil je dat collega’s op een verjaardag over je organisatie spreken?
• Om welke reden(en) wil je dat medewerkers bij je organisatie blijven en de beste versie van zichzelf kunnen zijn?
• Hoe wil je dat oud-medewerkers je organisatie zich na vijf jaar herinneren?
• Hoe wil je bekendstaan op de arbeidsmarkt en voor wie wil je een aantrekkelijke werkgever zijn? En voor wie juist niet?
• Waarin wil je organisatie uniek zijn voor medewerkers en onderscheidend ten opzichte van de concurrentie?
• Met welke HR-visie breng je alignment in de fundamenten van de organisatie en versterk je de purpose, visie, kernwaarden en klantbelofte?

Het antwoord hierop moet kort en bondig zijn en geen lange en abstracte tekst. Het concreet benoemen van te ervaren positieve emoties is een vaak vergeten element in de meeste HR-visies, HR-ambities en employer value propositions. Terwijl juist positieve emoties ervoor zorgen dat medewerkers zich aangetrokken voelen tot een organisatie, zich echt thuis voelen en zich willen inzetten voor de organisatie. Het ervaren van positieve emoties leidt tot een diepere connectie met de organisatie. Zo versterk je de band tussen medewerker en organisatie.

Stap 3. People perspectief – doelen

Hoe gelukkig zijn medewerkers met hun werk en hun werkgever? Wat vinden medewerkers belangrijk in hun werk? Wat vinden ze van hun werkomgeving? Hebben ze de juiste tools om mee te werken?

Om de behoefte van de medewerker centraal te stellen, volgt een analyse op basis van:

• kwantitatief onderzoek door bijvoorbeeld de meting uit medewerkersonderzoeken, pulse survey’s, HR KPI’s, meting van de tevredenheid over (onderdelen van de) employee journey en data-analyse;
• kwalitatief onderzoek door bijvoorbeeld antwoorden op open vragen in medewerkersonderzoeken, inzichten uit medewerkerspanels, klachten en geuite wensen;
• welke aspecten in cultuur, leiderschap, employee journey en arbeidsvoorwaarden, werkomgeving, technologie en tools volgens de medewerkers moeten veranderen.

De stap levert inzichten op waar medewerkers belang aan hechten, de huidige stand van zaken en welke prioriteiten er volgens medewerkers gesteld moeten worden in de HR-strategie.

Stap 4. Business perspectief-doelen

Welke behoefte heeft de business ten aanzien van de ‘Human Factor’ om de strategische organisatiedoelstellingen te realiseren:

• Wat zijn de belangrijkste organisatiedoelstellingen in deze periode met HR-implicaties?
• Van welke HR-aspecten heeft de business ‘last’, waarmee is de business geholpen?
• In welk HR-aspect gaat nu (te) veel kostbare tijd zitten?
• Welke aspecten in cultuur, leiderschap, employee journey en arbeidsvoorwaarden, werkomgeving, technologie en tools moeten volgens de business veranderen?
• Welke onderbouwing voor de behoefte is beschikbaar?

Deze stap levert inzichten op waar de business belang aan hecht, de huidige stand van zaken en welke prioriteiten er volgens de business gesteld moeten worden in de HR-strategie.

Stap 5. Externe ontwikkelingen korte termijn/lange termijn

Welke externe ontwikkelingen zijn van belang om opgenomen te worden in de HR-strategie? Dat kunnen ontwikkelingen zijn op korte termijn, zoals wettelijke of juridische wijzigingen, gezondheidsrisico’s en technologische veranderingen, maar ook veranderingen op langere termijn zoals demografische, sociale, maatschappelijke en technologische ontwikkelingen en trends.

Stap 6. Matchen voor een HR-strategie prioritering

De output van de stappen 3, 4 en 5 kun je vervolgens matchen. Er zijn ook nog lopende zaken vanuit een eerdere periode die wellicht nog afgerond moeten worden. Prioriteiten die zowel in stap 3 als stap 4 zijn genoemd, hebben de hoogste prioriteit.

Vaak is het totaal te veel om ook gerealiseerd te krijgen en moeten prioriteiten worden gesteld. Een prettige ordeningsmethode is de Effort x Impact-matrix. Door het totaal per onderwerp te plotten in de matrix (impact hoog-laag versus effort hoog-laag) komt er overzicht.

Effort x Impact-matrix

Veel HR bordjes worden veel te vol geladen. Gedurende de komende periode komen er altijd onverwachtse zaken langs. Dan is het zaak deze niet zomaar toe te voegen, maar opnieuw de prioritering te overwegen. Prioriteiten stellen betekent ook bezien waarmee je kunt stoppen. Niet de makkelijkste exercitie, maar wel een waardevolle. De HR-agenda moet niet meer dan 75% gevuld worden met afgesproken prioriteiten om lucht te houden gedurende de komende periode. Cluster de activiteiten onder drie tot vijf prioriteiten, met een aansprekend label. Presenteer deze met een goede en concrete onderbouwing van de noodzaak, inzichten en gaps.

Voordat je met de HR-strategie aan de slag gaat, is het van belang om nog een keer een check te doen:

• Hebben we alle belangen, van medewerkers en business, goed afgewogen?
• Is de HR-strategie in co-creatie tot stand gekomen?
• Is de alignment met de business strategie sterk?
• Is er een goede focus aangebracht in prioriteiten?
• Kunnen we de HR-strategie ook waarmaken?
• Versterken de HR-interventies elkaar, is er een goede samenhang?
• Krijgen alle stakeholders er energie van?

Stap 7. Roadmap voor de HR-strategie

De volgende stap is een roadmap maken hoe de HR-strategie tot stand komt: timing, mankracht, werkwijze, zelf doen of uitbesteden, rolverdeling. Breek grote onderwerpen in kleinere behapbare deelactiviteiten die per maand of kwartaal gerealiseerd kunnen worden en plan niet te ver vooruit.

Gebruik verder methodes als employee experience design (design thinking voor HR) en agile werken om de plannen verder uit te werken. Betrek medewerkers en stakeholders bij de uitwerking van de HR-strategie, maak bij innovatie gebruik van hun inzichten en laat de oplossing in co-creatie tot stand komen. Bezie in de uitwerking op welke momenten je medewerkers echt een wow-moment gaat bezorgen, die overeenkomt met de emotie die je medewerkers wilt laten ervaren. Maak gebruik van digitale HR-apps om de oplossing mee te ondersteunen. Focus op ‘de goede dingen doen’ en minder op ‘de dingen meteen goed doen’. Stel prioriteiten regelmatig bij, omdat er gedurende de periode zeker onverwachtse zaken gebeuren.

Bepaal de KPI’s die nodig zijn om de realisatie van de HR-visie en de resultaten van de strategische doelstellingen te kunnen volgen. Dat kunnen kwantitatieve KPI’s zijn maar ook kwalitatieve KPI’s. Blijf ook op andere manieren meten of je op de goede weg bent. Gebruik ook de input voor het periodiek bijstellen van je HR strategie.

Dit artikel verscheen op XpertHR.nl